Contoh Laporan Rapat Pleno

LAPORAN HASIL RAPAT PLENO

SEMINAR NASIONAL

“Membangun Karakter Industri Kreatif Berbasis Teknologi”

PROGRAM STUDI KEUANGAN DAN PERBANKAN

 

Ketua Pelaksana

ESTER KRISTINA DEWI

NIM. 3.42.14.0.10

POLITEKNIK NEGERI SEMARANG

2016

LAPORAN HASIL RAPAT PLENO

SEMINAR NASIONAL PROGRAM STUDI KEUANGAN DAN PERBANKAN

“Membangun Karakter Industri Kreatif Berbasis Teknologi”

A.    Pelaksanaan

Hari, Tanggal               : Rabu, 16 Desember 2015 dan

              Senin, 21 Desember 2015

Waktu                          : Rabu : 11.00-12.30 WIB

                                                  Senin : 12.30-14.00 WIB

Tempat                        : Ruang 207 Gd. SD II, Politeknik Negeri Semarang

B.     Pemimpin Rapat          : Ester Kristina Dewi

C.     Susunan Acara

1.      Pembukaan

2.      Inti Rapat

3.      Penutup

D.    Peserta Rapat              : Ketua Pelaksana, Bendahara, Sekretaris dan

  Anggota Sie

Jumlah Peserta hadir   : 25 hadir

E.     Jalannya rapat

1.      Pembukaan

Rapat pleno pertama dimulai pada pukul 11.00 WIB hari Rabu tanggal 16 Desember 2015 dan dilanjutkan pada hari Senin tanggal 21 Desember 2015 pukul 12.30 WIB yang dimpin oleh ketua pelaksana.

2.      Inti Rapat

Penyampaian hasil rapat setiap Sie serta ajuan pertanyaan dan penyampaian usulan dari peserta rapat.

3.      Penutup

Rapat pleno pertama diakhiri pada pukul 12.30 WIB hari Rabu tanggal 16 Desember 2015 dan rapat berikut pukul 14.00 WIB hari Senin tanggal 21 Desember 2015.

F.      Hasil Rapat

Berikut ini hasil serta daftar usulan dan pertanyaan dari rapat pleno yang telah dilaksanakan pada 16 dan 21 Desember 2015:

1.        Sie Acara

Hasil pembahasan yang dicapai Sie Acara dalam rapat pleno, sebagai berikut:

1.      Tema

Tema dari Seminar Nasional ini yaitu “ Membangun Karakter Industri Kreatif Berbasis Teknologi”

2.      Pembicara

Pembicara atau pengisi materi yang akan diundang dalam acara Seminar Nasional ini, sebagai berikut:

a.       Menteri Perindustrian : Bp. Saleh Husin

b.      Ketua HIPMI Semarang

c.       Owner Tokopedia       : William Tanuwijaya

d.      Pembicara cadangan   : Owner Bukalapak

Tamu yang diundangan dalam Seminar Nasional ini, sebagai berikut:

a.       Gubernur Jawa Tengah

b.      Direktur dan Wakil Direktur Politeknik Negeri Semarang

c.       Dosen Politeknik Negeri Semarang

3.      Pelaksanaan kegiatan

a.       Tempat                        : Gedung Wanita Lt 1

              Jl. Sriwijaya 29 Semarang, Jawa Tengah

b.      Hari, Tanggal              : Rabu, 16 Maret 2016

c.       Waktu                         : 08.00 – 16.30 WIB

4.      Pendaftaran

Pendaftaran Seminar Nasional ini dilakukan via online, yaitu peserta melakukan pendaftaran via online di website yang telah disediakan. Pembayaran dapat dilakukan secara langsung kepada panitia atau via transfer ke Nomer Rekening yang telah disediakan sebesar Rp 75.000.

5.      Susunan Acara Seminar Nasional

Waktu (WIB)	Acara
06.00 – 07.30	Persiapan
07.30 – 08.00	Peserta datang
08.00 – 08.15	Sambutan ketua panitia
08.15 – 09.15	Materi 1 ( Menteri Perindustrian )
09.15 – 09.45	Tanya jawab
09.45 – 10.45	Materi 2 ( Ketua HIPMI Semarang )
10.45 – 11.25	Tanya jawab
11.25 – 13.00	Ishoma dan hiburan
13.00 – 14.00	Materi 3 ( Owner Tokopedia )
14.00 – 15.30	Tanya jawab
15.30 – 16.00	Penutup
16.00 – 16.30	Photoshoot
16.30 – 17.00	Cleanning Area

Keterangan:

Hiburan                       : Live Musik dan Tari Kolosal (KONSEP)

Photoshoot                  : diberikan kepada 50 pendaftar pertama

Tanya jawab                : disediakan 1 sesi tanya jawab untuk 3 orang penanya

Daftar usulan

1.      Eka Dian K.

Owner Bukalapak sebagai cadangan pembicara yang tidak bisa hadir.

2.      Choirotul Al A.

Owner dari Tokopedia yang dipilih William Tanuwijaya.

3.      Fina Af Idatus S.

Peanya dalam setiap sesi tanya jawab harus dibatasi.

4.      Siti Nurfadilah

Pendaftar dari luar kota difasilitasi agar dapat mengirim biaya pendaftaran via transfer.

5.      Riski Afi Sunani

Di akhir acara peserta Semnas diberi doorprise.

6.      Fina Af Idatus S.

Apabila Bp. Menteri membawa terlalu banyak pengawal, dari pihak panitia harus konfirmasi agar yang masukke dalam acara Semnas hanya yang penting saja.

7.      Niswatus Safiroh

Panitia harus memastikan apakah pembicara jadi diberikan tiket pesawat atau tidak, karena itu tidak bisa dibatalkan.

8.      Fina Af Idatus S.

Kepada pembicara tidak perlu diberi akomodasi tiket pesawat dan penginapan.

9.      Ester Kristina D.

Peserta Semnas diberi tiket untuk pengambilan makan siang.

10.  Wahyu Handayani

Pembedaan tiket bagi peserta yang dapat Photoshoot dan tidak.

11.  Eka Dian K.

Pemberian Contact Person bagi pendaftar dari luar kota.

12.  Agustinus Wisnu A.

Pemberian reward bagi peserta Seminar yang bertanya.

Daftar Tanya Jawab

1.      Melika Veptriana

Apakah ada pembedaan harga antara peserta?

è Tidak ada pembedaan harga bagi pendaftar.

2.      Aprilia Aratika S.

Apakah Photoshoot akan diberi tarif atau untuk peserta VVIP?

è Tidak, Photoshoot diberikan kepada 50 Pendaftar pertama.

3.      Lathifatul Hamidah

Apakah akan diberlakukan pembedaan bentuk atau desain tiket untuk peserta yang mendapat Photoshoot dan tidak?

è Ya, akan diberlakukan pembedaan desain tiket umtuk peserta yang mendapat Photoshoot dan tidak, sehingga memudahkan panitia dalam pengecekan.

4.      Raditia Fitri W.

Siapa yang akan menjadi Moderator untuk sesi materi?

è Yang akan menjadi Moderator dalam acara Seminar ini yaitu dosen dari Politeknik Negeri Semarang sendiri.

5.      Winda Dwi A.

Apakah disedikan penginapan untuk Bp. Menteri/

è Tidak, Bp. Menteri hanya di fasilitasi tempat untuk transit.

2.        Sie Sponsorship dan Dana Usaha

Hasil pembahasan yang dicapai Sie Sponsorship dan Dana Usaha dalam rapat pleno, sebagai berikut:

1.      Perusahaan yang akan di ajukan sebagai sponsor, sebagai berikut:

a.       Tokopedia

b.      Maestro

c.       Kompas Media

d.      PT. Telkom

e.       Radio à Traks FM, Frambors FM dan Gajahmada FM

f.       PT. Sucofindo

g.      Bank Mandiri

h.      PT. Aqua

i.        PT. Nasmoco

j.        Makanan à Virgin dan Barokah

2.      Kepastian konfirmasi sponsorship

Perusahaan kecil di konfirmasi kembali 2 minggu sebelum pelaksanaan Seminar.

Perusahhan besar di konfirmasi kembali 1 bulan sebelum pelaksanaan Seminar.

3.      Feedback yang diberikan kepada pihak sponsor, yaitu:

a.       Logo perusahaan ditampilkan dalam MMT dann PPT

b.      Nama perusahaan disebutkan dalam Acara

c.       Bendera sponsor dipasang di sepanjang jalan menuju tempat pelaksanaan

d.      Dokumentasi kegiatan Seminar Nasional

e.       Menyediakan stand-stand untuk perusahaan dan UMKM

4.      Dana Usaha yang akan dilaksanakan adalah:

Jenis usaha                  : makanan

Pemasaran                   : di event Pameran dan Car Free Day

Daftar Usulan

1.    Rifkandi Jauza K.

Di dana usaha makanan yang dijual sebaiknya makanan yang banyak disukai.

2.    Choirotul Al Afgani

Sebaiknya dana atau kontribusi dari sponsor juga mempengaruhi besar logo yang ditampilkan pada MMT dan PPT.

Daftar Tanya Jawab

1.      Eka Dian K.

Berapa biaya untuk membuka stand di pameran dan CFD?

è Biaya sewa tempat pada event-event itu sekitar Rp 100.000 sampai Rp 200.000

2.      Winda Dwi Astuti

Apa akan diberikan tarif khusus untuk sponsor yang akan membuka stand di Acara Seminar ini?

è Iya, akan diberlakukan pebedaan tarif antara sponsor dan UMKM yang lain yang akan membuka stand.

3.      Fina Af Idatus S.

Feedback berupa Spanduk akan dipasang dimana?

è Apabila perusahaan memberikan spanduk, maka akan dipasang di depan gedung tempat acara dilaksanakan.

4.      Agustinus Wisnu A.

Apakah semua logo dari sponsor akan ditampilkan dalam MMT?

è Sebisa mungkin Logo erusahaan akan ditampilkan dalam MMT, tetapi hal itu juga tergantung dari perusahaan sendiri.

3.        Humas dan Publikasi

Hasil pembahasan yang dicapai Sie Humas dan Publikasi dalam rapat pleno, sebagai berikut:

Dokumen yang di tangani oleh humas dan publikasi, sebagai berikut :

1.      Pemintaan tanda tangan Proposal

2.      Penyerahan Surat-surat

a.       Surat undangan dan delegasi

b.      Surat permohonan pembicara

c.       Surat peminjaman

3.      Penyebaran pamflet

4.      Pembuatan iklan (publikasi)

5.      Penanganan akomodasi

Pembagian tugas dalam Sie Humas dan Publikasi:

1.      LO Bp. Menteri Perindustrian                        : Andani Dwi Jayanti

2.      LO Ketua HIPMI Semarang              : Wahyu Handayani

3.      LO Owner Tokopedia                         : Raditia Fitri W.

4.      Koordinasi Lapangan (KORLAP)      : Melika Veptriana

Acara Seminar Nasional akan dipublikasikan dengan cara  berikut:

1.      Secara langsung (face to face)

2.      SMA / SMK sederajat di seluruh Indonesia via sosial media maupun media cetak

3.      Melalui saluran salah satu radio di Semarang

4.      Dengan peasangan pamflet dan brosur.

Daftar usulan dan saran

1.      Adinda Rizki P.

Acara Seminar Nasional ini dipublikasikan di event-event yang ada di Semarang, sehingga lebih banyak yang mengetahui dan lebih efisien.

2.      Indah Setyowati

Acara Seminar Nasional ini dipublikasikan melalui pemasangan pamflet-pamflet di tempat umum dan strategis.

3.      Rikandi Jauza K.

Mempublikasikan acara Semnas ini di tempat-tempat yang ramai.

4.      Siti Nurfadilah

Publikasikan acara ini melalui iklan atau video singkat diYoutube.

5.      Ester Kristina D.

Mempublikasikan lebih kepada mahasiswa/i dari UKWS dan UDINUS karena mereka sedang gempar-gemparnya mencari acara seperti Seminar Nasional untuk menambah point di Perkuliahan.

6.      Andani Dwi J.

Menteri yang di undang di Acara Seminar ini tidak perlu ada penginapan.

7.      Pavita Rahma Eka L.

Bagi wartawan atau jurnalis  yang ingin meliput dan mendokumentasikan acara Seminar ini diwajibkan untuk konfirmasi terlebih dahulu kepada panitia.

Daftar Tanya Jawab

1.      Selga Eka A.

Apa dibutuhkan surat perizinan untuk mempublikasikan?

è Iya, sutar perizinan untuk publikasi tetap harus dibuat untuk berjaga-jaga apabilapihak terkait meminta.

2.      Lathifatul Hamidah

Apabila ada wartawan yang ingin meliput acara Seminar ini, apa yang harus dilakukan?

è Apabila terdapat wartawan dan jurnalis yang berminat untukmeliput acara ini, maka hal ini akanditangani ole LO dan Korlap.

4.    Sie Konsumsi

Hasil pembahasan yang dicapai Sie Konsumsi dalam rapat pleno, sebagai berikut:

Pembicara              : 1. Menteri Industri

                                 2. Ketua Hipmi Semarang

                                 3. Owner Toko Pedia/Buka Lapak

Peserta                   : Maksimal 500 orang

Tempat                   : Gedung Wanita

Pada                       : 16 Maret 2016

Moderator              : 1 orang (Dosen)

MC                         : 2 orang (Mahasiswa/Panitia)

Tamu Undangan     : 20 orang

Panitia                    : 25 orang

Konsumsi yang akan diterapkan yaitu:

1.      Pemberian snack kepada seluruh peserta, pembicara, moderator , MC, panitia, dan tamu undangan.

2.      Makan siang berupa nasi kotak kepada seluruh peserta, pembicara, moderator , MC, panitia, dan tamu undangan.

Brikut ini rancangan anggaran biaya Konsumsi Seminar Nasional:

1.      Snack

Keterangan	Jumlah	Satuan	Harga/satuan	Jumlah
Peserta	500	Dus	Rp 10.000	Rp 5.000.000
Pembicara	3	Dus	Rp 20.000	Rp      60.000
Moderator+MC	3	Dus	Rp 15.000	Rp      45.000
Tamu Undangan	20	Dus	Rp 15.000	Rp    300.000
Panitia	25	Dus	Rp 10.000	Rp    250.000
Total				Rp 5.650.000

2.      Makan Siang

Keterangan	Jumlah	Satuan	Harga/satuan	Jumlah
Peserta+Panitia	525	Dus	Rp 15.000	Rp 7.875.000
Pembicara+Moderator+MC	6	Dus	Rp 30.000	Rp    180.000
Tamu Undangan	20	Dus	Rp 20.000	Rp    400.000
Total				Rp 8.455.000

3.      Minum dan snack kecil

Keterangan	Jumlah	Satuan	Harga/satuan	Jumlah
Snack	525	Buah	Rp 1.000	Rp 545.000
Aqua Tanggung	6	Botol	Rp 2.000	Rp   12.000
Pocari Sweat	6	Botol	Rp 8.000	Rp   48.000
Aqua Gelas	12	Dus	Rp 24.000	Rp 288.000
Jus(wadah)	1	Wadah	Rp 50.000	Rp   50.000
Total				Rp 943.000

4.      Total Seluruhnya

Keterangan	Jumlah
Snack	Rp   5.650.000
Makan Siang	Rp   8.455.000
Minum	Rp      943.000
Total	Rp 15.048.000

Daftar Usulan

Devi Novitasari

Untuk makan siang peserta sebaiknya disediakan nasi kotak saja jangan prasmanan, karena ini lebih efisien tempat dan waktu.

Daftar Tanya Jawab

1.      Krisna Widowati

Makan siang peserta diberi nasi kotak atau prasmanan?

è Untuk makan siang peserta sebaiknya disediakan nasi kotak saja jangan prasmanan, karena ini lebih efisien tempat dan waktu.

2.      Wahyu Handayani

Snack untuk peseta dan tamu undangan disamakan ataukah dibedakan?

è Snack untuk peserta dan tamu undangan dibedakan, sedangkan untuk tamu undangan dan pembicara disamakan.

3.      Pavita Rahma Eka L.

Dimana pesen nasi kotak untuk makan siangnya?

è Dari Sie konsumsi sendiri akan pesan dari Barokah.

4.      Siti Nurfadilah

Dari menu yang dissebutkan tadi, ada jus buah, bagaimana penyajian jus buahnya?

è Jus buah hanya diberikan kepada pembicara dan tamu undangan saja karena dalam bentuk prasmanan.

5.  Sie Perkap dan Logistik

Hasil pembahasan yang dicapai Sie Perkap dan Logistik dalam rapat pleno, sebagai berikut:

Daftar perlengkapan yang dibutuhkan sie lain dalam pelaksanaan Seminar Nasional, sebagai berikut:

a.       Sie konsumsi

1.      set meja prasmanan (gedung wanita)

2.      2 buah meja snack (gedung wanita)

3.      1 taplak (PECC)

4.      1 nampan (PECC)

5.      1 meja untuk nasi kotak (Gedung Wanita)

b.      Sie Humas dan Publikasi

1.      2 HT (PLBS)

2.      2 Pring untuk spanduk (PCC)

3.      Rafia untuk MMT

c.       Sie Dekdok

1.      MMT,karpet merah (HMM)

2.      3 kamera dan tripot (Dimensi)

3.      kain hitam

4.      1 set balon

5.      1 set spidol

6.      2 kertas karton

7.      5 set kertas hias

8.      LCD (BEM)

9.      2 Taplak (HIMA)

10.  2 vas bunga (PECC)

11.  mobil pick up

12.  2 Laptop (Nadia dan Devi)

d.      Sie Acara

1.      3 Meja pembicara, 6 Sofa, 520 Kursi peserta dan tamu undangan, dan 8 kursi (gedung wanita)

2.      7 vas bunga (HIMA dan PECC)

3.      7 taplak meja (PECC)

4.      2 nampan (DIMENSI)

5.      2 LCD (BAAK dan PLBS)

6.      5 Mic wireless (KWU)

7.      2 sound system (PECC)

8.      Pamphlet

9.      Denah

e.       Perkap tambahan

1.      roll kabel sebanyak 5 buah

2.      2 buah printer

3.      senar nomor 3

4.      Bendera polines

Berikut ini keputusan yang diambil oleh Sie Perkap dan Logistik untuk menunjang pelaksanaan kegiatan Seminar Nasional:

1.      Sie Perkap dan logistik akan survey tempat 1 bulan sebelum acara serta menemui pengurus gedung Wanita yang akan dijadikan seminar

2.      Minggu sebelum acara perkap bisa selesai dikumpulkan

3.      Hari sebelum acara semua perkap dibawa menggunakan mobil pick up ke lokasi gedung Wanita dan membantu dekdok

4.      Perkap membutuhkan denah tempat untuk seminar

5.      Sie logistik menunggu kesiapan dari sie dekdok dalam mendesain MMT , Plakat , sertifikat, pamflet , seminar kid , co card panitia

6.      Setelah desain yang diperlukan logistik selesai maka akan langsung dicetak dengan ketentuan berikut ini:

a.  MMT,Pamflet,Sertifikat akan dicetak di Indoprintin

b. Plakat akan dicetak di Mandiri Art

c. Seminar kid dan Co card panitia akan di cetak di  Anida

6.        Sie Dekorasi dan Dokumentasi

Hasil pembahasan yang dicapai Sie Dekorasi dan Dokumentasi  dalam rapat pleno, sebagai berikut:

Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk dekorasi dan dokumentasi yaitu:

1.      MMT (3)à fotobooth, depan gedung, panggung

2.      Photoboothà kain itam, perlengkapan hias, MMT (berupa softcopy, bagi 50 peserta  mendapat gift hardcopy dan foto bersama pembicara)

3.      Mejaà taplak, vas bunga (4), karpet merah (3)

4.      LCD

5.      Standà menyediakan 10 perlengkapan stand, biaya sewa: 200.000/stand

6.      Kamera (3), handycam dan tripot

Keterangan:

Pelaksanaan photobooth menyesuaikan kondisi dan kedatangan para peserta, jadi apabila acara belum mulai peserta sudah ada yang datang maka diperbolehkan untuk melakukan foto, sebaliknya jika sudah dimulai acara foto dilakukan setelah acara seminar selesai.

Daftar Tanya Jawab

1.      Winda Dwi Astuti

Photobooth nya akan dibuat seperti apa?

è Photobooth akan diletakkan di teras gedung berdekatan dengan penukaran tiket.

2.      Ester Kristina Dewi

Penukaran tiket diletakkan disebelah mana?

è Penukaran tiket akan diletakkan di teras gedung bersebelahan dengan pintu masuk ke gedung.

3.      Choirotul Al Afghani

Background yang akan dipasang di panggung apa?

è Backgroung untuk yang dipasang di panggung yaitu MMT.

4.      Siti Nurfadilah

Tata letak stand yang kita sediakan seperti apa?

è Stand-stand nantinya akan kita susun di depan gedung lengkap dengan kursi meja dan trataknya.

   Semarang, 04 Januari 2015

                                                                                        Notulis

                                                                              -

                                                                                       Siti Nurfadilah